Asistente Administrativa(o) de Asuntos Académicos - Ponce
NATIONAL COLLEGE OF BUSINESS & TECHNOLOGY
Location
Ponce, Puerto Rico
Quick overview
The Administrative Assistant will manage and attend to the needs of the student community by performing various administrative tasks, including drafting written communications, handling correspondence, and organizing documents. This role also involves supporting the enrollment process, taking meeting minutes, and serving as a liaison between departments while maintaining strict confidentiality.
Requirements summary
Candidates must possess an Associate's Degree in Secretarial Sciences and/or Office Systems, coupled with a minimum of two years of office experience. Complete proficiency in MS Office is mandatory for fulfilling the diverse administrative duties outlined.
Job description
Resumen
La Asistente Administrativa canaliza y atender las necesidades de la comunidad estudiantil realizando diversas tareas administrativas.
Deberes y responsabilidades esenciales
- Redacción y transcripción de todo tipo de comunicación escrita (memo, carta, agenda, informes, presentaciones, entre otros).
- Fotocopiar y reproducir materiales.
- Recibir, atender y realizar llamadas telefónicas.
- Recibir, enviar y distribuir facsímiles.
- Recibir y distribuir correspondencia (interna y externa).
- Organizar y archivar documentos.
- Orientar, atender y referir las necesidades y preocupaciones de las visitas.
- Asistir y tomar minutas de las reuniones del departamento adscrito.
- Servirá de apoyo en el proceso de matrícula y otras actividades internas de la Institución.
- Mantener estrecha confidencialidad y custodia de los trabajos que se le asignen.
- Establecer estrecha comunicación con sus homólogos de los demás departamentos para canalizar las necesidades.
- Participar en los procesos para preparar propuestas a las agencias acreditadoras.
- Ayudar a cada comité de trabajo de los departamentos. Realizar otras tareas afines del puesto.
- Servir de enlace entre la oficina de Asuntos Estudiantiles y el Departamento de Recursos Humanos para canalizar los trámites, documentos y procedimientos del personal del Recinto.
- Realizar cualquier otra tarea asignada por el/la Director(a) de Asuntos Estudiantiles.
Educación/Experiencia
- Grado Asociado en Ciencias Secretariales y/o en Sistemas de Oficina.
- Dos (2) años de experiencia mínimo en funciones de Oficina.
- Dominio completo de MS Office.
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